Dolibarr Beratung, Customizing und Betrieb

Alle Geschäftspartner liegen in einer gemeinsamen Kartei: Kunden, Lieferanten, Interessenten und — wenn Sie beides brauchen — auch Firmen, die zugleich Kunde und Lieferant sind. Zu jedem Eintrag gehören Adressen, mehrere Ansprechpersonen mit eigenen Rollen, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Steuernummern.

Auf der Karteikarte steht die vollständige Historie: jedes Angebot, jede Rechnung, jeder Termin, jede Notiz und alle hinterlegten Dokumente. Beim nächsten Anruf ist damit sofort klar, was zuletzt besprochen wurde — unabhängig davon, wer den Kontakt bisher betreut hat.

Über Kategorien und frei definierbare Zusatzfelder bilden Sie Ihre eigene Struktur ab, etwa Branche, Betreuer, Region oder Vertragsstatus; danach lässt sich filtern, auswerten und exportieren. Aus einem Interessenten wird per Statuswechsel ein Kunde, ohne dass Daten neu erfasst werden. Vereine und Verbände verwalten ihre Mitglieder samt Beitragsarten, Laufzeiten und Zahlungseingängen im selben System.

Anfragen und Verkaufschancen werden als Leads geführt — mit erwartetem Auftragswert, Abschlusswahrscheinlichkeit, Status und geplantem Abschlussdatum. Daraus entsteht eine gewichtete Pipeline, die zeigt, welcher Umsatz realistisch in Aussicht steht und nicht nur, was man sich erhofft.

Jede Aktivität hängt am Kunden: Telefonate, E-Mails, Besuche, Notizen und Wiedervorlagen landen in einer gemeinsamen Chronik. Wer einen Vorgang übernimmt, sieht auf einen Blick, was zuletzt passiert ist und was als Nächstes ansteht — auch dann, wenn die zuständige Person gerade nicht im Haus ist.

Kommt es zum Abschluss, wird aus der Geschäftschance direkt ein Angebot oder ein Auftrag. Verläuft sie im Sand, bleibt der Grund dokumentiert und lässt sich auswerten. Über Kategorien und Filter bauen Sie sich daraus Ihre eigenen Verkaufslisten, etwa nach Region, Betreuer oder Produktgruppe.

Angebote entstehen aus Ihrem Artikel- und Leistungsstamm: Position auswählen, Menge eintragen — Preise, Rabatte und Steuersätze kommen mit. Das fertige Angebot geht als PDF im eigenen Layout hinaus, wahlweise direkt per E-Mail aus dem System, mit Gültigkeitsdatum und Zahlungsbedingungen.

Nimmt der Kunde an, wird daraus per Klick ein Auftrag und daraus später die Rechnung, ohne dass eine einzige Position neu erfasst wird. Teillieferungen und Lieferscheine sind vorgesehen, und jeder Beleg behält den Bezug zum vorherigen — die Belegkette bleibt vom Angebot bis zur Zahlung lückenlos nachvollziehbar.

Auf der Einkaufsseite läuft es spiegelbildlich: Preisanfrage an mehrere Lieferanten, Vergleich der Rückmeldungen, Bestellung und Wareneingang. Dolibarr merkt sich, welcher Lieferant welchen Artikel zu welchem Preis führt, und schlägt beim nächsten Einkauf die passende Quelle vor.

Ausgangsrechnungen erstellen Sie einzeln, gesammelt aus mehreren Aufträgen oder wiederkehrend als Vorlage für Abos und Wartungsverträge. Anzahlungen, Teilrechnungen, Gutschriften und Rabatte sind vorgesehen; Nummernkreise und PDF-Layout richten Sie einmal ein und müssen sie danach nicht mehr angreifen.

Zahlungen werden den Rechnungen zugeordnet, auch teilweise und über mehrere Eingänge hinweg. Die Liste der offenen Posten zeigt jederzeit, wer noch nicht gezahlt hat und wie lange schon — nach Fälligkeit sortiert, als Grundlage fürs Nachfassen.

Eingangsrechnungen erfassen Sie auf demselben Weg, sodass Forderungen und Verbindlichkeiten im selben System stehen. Bankkonten und Kassa werden mitgeführt, Kontoauszüge lassen sich einlesen und die Bewegungen den Belegen zuordnen — damit stimmt der Saldo, ohne dass jemand nebenher Listen pflegt.

Artikel und Dienstleistungen liegen in einem gemeinsamen Stamm: mit Einkaufs- und Verkaufspreisen, Preisstaffeln nach Menge, kundenspezifischen Preisen, Steuersätzen und beliebig vielen Zusatzfeldern. Fotos, Datenblätter und Zertifikate hängen direkt am Artikel statt in einem Ordner daneben.

Für Lagerware führt Dolibarr Bestände je Lagerort und schreibt jede Bewegung mit — Wareneingang, Entnahme, Umlagerung, Korrektur. Zu jedem Zeitpunkt ist damit nachvollziehbar, wie ein Bestand zustande gekommen ist; Mindestbestände lösen bei Bedarf einen Nachbestellvorschlag aus.

Wo es die Branche verlangt, lassen sich Chargen und Seriennummern zuschalten, ebenso Varianten wie Größe und Farbe sowie Stücklisten für Artikel, die aus mehreren Komponenten entstehen. Jede dieser Erweiterungen ist ein eigenes Modul — wer sie nicht braucht, lässt sie aus und bekommt sie auch nicht zu sehen.

Rechnungen, Zahlungen und Bankbewegungen werden auf Ihren Kontenplan gebucht. Wie weit Sie das im Haus machen, entscheiden Sie selbst: Manche Betriebe kontieren nur vor und übergeben den Rest, andere führen die laufende Buchhaltung vollständig in Dolibarr.

Damit das ohne Tipparbeit läuft, werden Erlös- und Aufwandskonten einmal je Produktgruppe, Steuersatz und Zahlungsart hinterlegt. Neue Belege bekommen ihre Konten danach automatisch — von Hand nachjustieren müssen Sie nur die Ausnahmen.

Auswertungen zu Umsatz, Saldenlisten, Journalen und Umsatzsteuer stehen direkt zur Verfügung, dazu Exporte in gängige Formate für die Steuerberatung. Die Kanzlei arbeitet damit auf denselben Daten weiter, statt Belege ein zweites Mal zu erfassen.

Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen liegen in einem gemeinsamen Kalender — je Mitarbeiter, als Team-Ansicht oder gefiltert nach Kunde und Projekt. Der Kalender lässt sich als ICS-Feed abonnieren und erscheint damit auch in Outlook oder am Smartphone.

Projekte bündeln alles, was zu einem Vorhaben gehört: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Termine, Dokumente und die erfassten Arbeitszeiten. Jede Aufgabe führt geplante und tatsächliche Stunden, erfasst wird wahlweise am Stück oder über eine Wochenansicht.

Aus diesen Daten entsteht die Nachkalkulation: Was war geplant, was ist tatsächlich angefallen, was davon wurde verrechnet und was bleibt offen. Genau dort zeigt sich, welche Aufträge sich rechnen — und welche beim nächsten Mal anders kalkuliert gehören.